Actualizado: 22 de octubre de 2026.
Miles de empresas y autónomos españoles tendrán que adaptar sus sistemas de facturación durante los próximos años. Sin embargo, existe una confusión habitual: VeriFactu y la factura electrónica obligatoria entre empresas no son la misma normativa.
La primera regula cómo deben funcionar determinados programas que emiten facturas. La segunda establece cómo deberán intercambiarse las facturas entre empresas y profesionales.
La diferencia es importante porque los plazos no coinciden y tampoco todas las empresas están sometidas a las mismas obligaciones.
Además, el 6 de octubre de 2026 entró en vigor la orden ministerial que desarrolla técnicamente la solución pública de factura electrónica. Con ella comenzó el cómputo de los plazos para su aplicación obligatoria.
1. VeriFactu y factura electrónica: qué cambia realmente
Imagina una empresa que utiliza un programa para emitir facturas a sus clientes.
Con la normativa de sistemas informáticos de facturación, su software debe cumplir requisitos para garantizar que los registros sean íntegros, trazables y no puedan modificarse sin dejar constancia.
Con la nueva factura electrónica B2B, además, deberá poder intercambiar las facturas con otras empresas en un formato electrónico estructurado, cuando esa obligación resulte exigible.
VeriFactu: controlar cómo se generan las facturas
El Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023 exige que los sistemas afectados generen registros de facturación bajo determinadas condiciones de seguridad.
Existen dos modalidades válidas:
- VERI*FACTU: el programa remite automáticamente los registros de facturación a la Agencia Tributaria.
- NO VERI*FACTU: el sistema no envía automáticamente esos registros, pero debe cumplir obligaciones adicionales de seguridad, firma, conservación y registro de eventos.
Por tanto, aunque popularmente se hable de «VeriFactu obligatorio», lo que debe adaptarse es el sistema de facturación. La modalidad de envío automático no es la única opción legal.
Fuente: Agencia Tributaria, modalidades de cumplimiento.
Factura electrónica B2B: cambiar cómo se envían y reciben
La factura electrónica entre empresas se regula mediante la Ley Crea y Crece y el Real Decreto 238/2026.
Su objetivo es que las transacciones comerciales entre empresarios y profesionales puedan documentarse mediante facturas electrónicas estructuradas, y que exista información sobre su aceptación o rechazo y su pago.
Una diferencia fundamental: enviar un PDF por correo no equivale necesariamente a cumplir la nueva obligación B2B.
El sistema requiere formatos estructurados reconocidos por la normativa y mecanismos para intercambiar información sobre los estados de las facturas.
Fuente: BOE, Real Decreto 238/2026.
2. Calendario: cuáles son las fechas obligatorias
No existe una única fecha para todas las empresas españolas.
| Obligación | Colectivo | Fecha o plazo |
|---|---|---|
| Adaptación del software de facturación | Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades afectados | Antes del 1 de enero de 2027 |
| Adaptación del software de facturación | Resto de obligados afectados, incluidos muchos autónomos | Antes del 1 de julio de 2027 |
| Factura electrónica B2B | Empresas y profesionales que superen 8 millones € de volumen de operaciones en el año anterior | 6 de octubre de 2027 |
| Factura electrónica B2B | Resto de empresarios y profesionales incluidos en la obligación | 6 de octubre de 2028 |
Los dos últimos plazos se calculan desde la entrada en vigor de la Orden HAC/1028/2026, el 6 de octubre de 2026.
Los importes y fechas deben interpretarse conforme a las definiciones y excepciones de cada norma.
Calendario de facturación: 2026–2028
Selecciona la normativa para consultar los plazos y a quién se aplica cada fase.
Los contribuyentes afectados deben contar con sistemas informáticos adaptados al reglamento.
Incluye numerosos empresarios y profesionales personas físicas sujetos al reglamento.
Entra en vigor la orden que regula la solución pública de factura electrónica.
Primer grupo: operaciones sujetas de empresarios y profesionales que superen 8 millones de euros de volumen de operaciones en el año anterior.
Segunda fase del sistema de factura electrónica entre empresas y profesionales.
Fuentes: RD-ley 15/2025, RD 238/2026 y Orden HAC/1028/2026. Fechas calculadas a partir de los plazos legales vigentes.
Por qué la fecha de 2027 no afecta a todos de la misma manera
Una sociedad mercantil sujeta al reglamento de sistemas informáticos puede necesitar el programa adaptado antes de enero de 2027, mientras que su obligación de factura electrónica B2B podría llegar en octubre de 2028 si pertenece al segundo grupo.
Eso implica dos proyectos distintos: comprobar la conformidad del software que emite sus facturas y preparar el intercambio estructurado de facturas con otras empresas.
Fuente: Agencia Tributaria, plazos de adaptación y Orden HAC/1028/2026.
3. Cómo saber qué obligaciones afectan a tu negocio
Para entender tu situación, no basta con saber si eres autónomo o tienes una sociedad limitada.
También importan el domicilio fiscal, el uso de un programa de facturación, la aplicación del SII y el tipo de clientes a los que facturas.
¿Qué obligaciones de facturación tiene tu negocio?
Elige el perfil que más se aproxima a tu situación. Verás qué plazo debes comprobar y qué excepciones pueden intervenir.
Sociedad limitada en territorio común
En el caso habitual de una sociedad sujeta al Impuesto sobre Sociedades que utilice un programa de facturación afectado, deberá cumplir los requisitos del reglamento estatal.
Autónomo en territorio común
Si utiliza un sistema informático de facturación incluido en el reglamento, entra en el segundo grupo de adaptación.
Empresa bajo normativa foral
Los contribuyentes sujetos a los regímenes forales correspondientes no deben aplicar automáticamente el reglamento estatal de sistemas informáticos.
Empresa acogida al SII
Los sujetos acogidos al Suministro Inmediato de Información quedan excluidos del reglamento estatal de requisitos de sistemas informáticos de facturación.
Herramienta orientativa. No sustituye la revisión individual de las obligaciones aplicables. Fuente: Agencia Tributaria, preguntas frecuentes actualizadas en octubre de 2026.
Caso práctico: una agencia de marketing con tres empleados
Supongamos que una agencia constituida como sociedad limitada utiliza un programa de facturación y tiene domicilio fiscal en territorio común.
Si no está acogida al SII y no concurre ninguna otra exclusión, su software estará sujeto al reglamento de sistemas informáticos y deberá estar adaptado antes del 1 de enero de 2027.
Si factura menos de ocho millones de euros anuales y realiza operaciones B2B incluidas en la nueva regulación, deberá preparar también la factura electrónica para el plazo del 6 de octubre de 2028.
Caso práctico: un autónomo que crea facturas en Word
La Agencia Tributaria distingue la confección manual de facturas del uso de un sistema informático de facturación.
Si una persona utiliza Word únicamente para redactar facturas, sin emplear un sistema que procese y conserve los datos como software de facturación, podría quedar fuera del reglamento de sistemas informáticos.
Sin embargo, eso no significa estar excluido automáticamente de la futura obligación de factura electrónica B2B.
Atención a las empresas del País Vasco y Navarra
El reglamento estatal de sistemas informáticos de facturación excluye de su ámbito determinados contribuyentes sometidos a la normativa foral.
En los territorios históricos del País Vasco existe además el sistema TicketBAI.
No conviene trasladar automáticamente a una empresa de Gipuzkoa, Bizkaia, Álava o Navarra los plazos estatales de VeriFactu sin comprobar su régimen fiscal.
Esto no supone una exclusión general de todas las obligaciones de factura electrónica B2B, que deben analizarse por separado.
Fuente: Agencia Tributaria, ámbito territorial y exclusiones.
4. El cambio que muchas empresas pasan por alto: comunicar el pago
La factura electrónica B2B no consiste únicamente en generar un archivo y enviarlo al cliente.
El Real Decreto 238/2026 también regula la comunicación de información sobre determinados estados de las facturas.
Ejemplo de una factura de 2.000 €
Una empresa de diseño presta un servicio a un cliente empresarial y emite una factura por 2.000 € más los impuestos correspondientes.
En el nuevo sistema, cuando resulte obligatorio:
- La factura se intercambia mediante los mecanismos admitidos.
- El destinatario puede comunicar su aceptación o rechazo comercial.
- El pago efectivo completo y su fecha forman parte de la información que debe comunicarse conforme a las reglas aplicables.
Esto puede ayudar a disponer de información sobre los plazos reales de pago entre empresas.
El reglamento también establece periodos transitorios y particularidades para ciertos colectivos respecto de las comunicaciones de estados.
5. Qué programa de facturación necesita una pyme
No es necesario contratar automáticamente el software más caro del mercado.
La Agencia Tributaria contempla el uso de programas comerciales, desarrollos propios y una aplicación básica gratuita para determinadas necesidades de facturación.
Cuatro funciones que conviene comprobar
Conformidad con el reglamento de sistemas informáticos. Si la empresa está afectada, el proveedor debe poder acreditar que su software cumple los requisitos correspondientes.
Código QR y registros. Las facturas emitidas mediante sistemas afectados deben incorporar los elementos exigidos por la normativa, incluido el QR en los supuestos correspondientes.
Capacidad de factura electrónica estructurada. Conviene comprobar si el programa podrá emitir y recibir facturas en los formatos admitidos por el nuevo sistema B2B.
Comunicación con plataformas. Una pyme que trabaje con diferentes clientes necesitará procedimientos compatibles con los mecanismos de intercambio previstos legalmente.
La solución pública de factura electrónica y las plataformas privadas forman parte del modelo definido por el Real Decreto 238/2026.
Fuente: Agencia Tributaria, alternativas de programas de facturación.
6. Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio contratar un programa que envíe todas mis facturas a Hacienda?
No necesariamente. El reglamento de sistemas informáticos contempla tanto la modalidad VERIFACTU, que remite registros automáticamente, como la modalidad NO VERIFACTU, que exige garantías adicionales de conservación y seguridad.
¿La factura electrónica obligatoria empieza en enero de 2027?
No. Enero de 2027 es uno de los plazos del reglamento estatal de sistemas informáticos. La factura electrónica B2B tiene su propio calendario, con aplicación en octubre de 2027 y octubre de 2028 según el colectivo.
¿Un PDF enviado por correo es suficiente?
Para la nueva obligación B2B, no debe darse por suficiente un PDF ordinario enviado por correo. La regulación exige una factura electrónica estructurada y los mecanismos de intercambio correspondientes.
¿VeriFactu sustituye la obligación de factura electrónica?
No. Son regulaciones diferentes y una empresa puede tener que cumplir ambas, con los requisitos y excepciones que correspondan.
Qué debería hacer una empresa antes de 2027
La primera decisión práctica es identificar qué normativa le afecta.
Después, conviene pedir al proveedor del software una explicación escrita de cómo cumple el reglamento de sistemas informáticos y qué funcionalidades incorporará para la factura electrónica B2B.
Una empresa que revise sus procesos con antelación podrá detectar incompatibilidades, formar a su personal y evitar cambios precipitados en sus sistemas administrativos.
La clave es no confundir las dos fechas ni asumir que utilizar cualquier programa moderno garantiza automáticamente el cumplimiento.
Artículo informativo basado en normativa publicada hasta el 22 de octubre de 2026. Su aplicación concreta depende del régimen fiscal, las operaciones y las circunstancias de cada empresa. No sustituye el asesoramiento tributario o jurídico.